Peça ao seu ERP a lista de propostas vencidas. Em quase toda PME, ele não tem essa lista. Tem a lista de propostas em aberto, e tem um campo de validade em cada uma. A palavra "vencida" não está em lugar nenhum: ela é uma conta que alguém precisa fazer de cabeça, olhando duas colunas ao mesmo tempo.
É por isso que a proposta vencida é o dinheiro mais silencioso da empresa. O cliente perdido dói e vira reunião. O pedido atrasado grita, porque o cliente liga. A proposta que venceu não faz barulho nenhum: ela só para de aparecer.
"Vencida" não é um status: é uma conclusão
Vale distinguir duas coisas que costumam ser confundidas.
O status é um fato que o documento carrega. A proposta está em aberto, foi convertida em pedido, foi convertida em parte, foi perdida ou foi revisada. Isso o ERP sabe, porque alguém marcou ou porque o sistema derivou do pedido que nasceu dela.
Vencida é uma conclusão sobre o tempo. Não está escrita: resulta de cruzar "continua em aberto" com "a validade já passou". Ninguém digitou, nenhuma rotina noturna carimbou. Ela existe só no momento em que alguém compara os dois campos — e some quando ninguém compara.
A consequência é a parte importante. Um negócio perdido, com motivo registrado, entra na estatística: aparece no win/loss, alimenta a conversa sobre preço ou prazo, ensina alguma coisa. A proposta vencida sem desfecho não entra em lugar nenhum. Não foi ganha, não foi perdida, não foi contada. Foi abandonada — e abandono, ao contrário da derrota, não deixa registro para ninguém aprender depois.
A que ainda vai vencer e a que já venceu são dois problemas
Aqui está a separação que muda a rotina, e quase todo mundo trata as duas como uma coisa só.
A proposta que ainda vai vencer é uma oportunidade com prazo. O cliente pediu preço, você mandou, a validade termina sexta. Não há nada de errado ainda. O que existe é uma janela: enquanto ela está aberta, o preço vale, a condição vale, e uma ligação sua tem um motivo legítimo — "sua proposta vence sexta, quer que eu segure?". Esse telefonema é fácil de dar porque a validade dá o assunto de graça.
A proposta que já venceu é um problema de higiene. A janela fechou. O preço talvez não valha mais, o custo mudou, o concorrente já respondeu. A ligação agora é mais difícil: você está perguntando sobre uma coisa que deixou morrer. E a pergunta que ela levanta não é sobre aquele cliente — é sobre por que aquele orçamento passou trinta dias sem ninguém encostar.
Não são a mesma tarefa e não deveriam morar no mesmo lugar. Uma pertence ao calendário, porque tem data. A outra pertence à fila do dia, porque tem atraso. Empilhar as duas numa lista de "propostas em aberto" ordenada por número esconde a diferença que importa: uma dá para salvar barato, a outra já custa caro.
Por que o vencimento é derivado e não lido
Há uma razão técnica prática para "vencida" não vir pronta do ERP, e ela ajuda a entender o que pedir do seu sistema.
A validade é um campo do documento — uma data fixa, escrita quando a proposta saiu. O ERP não roda por trás verificando se ela passou; ele guarda o documento. E como "hoje" muda todo dia, o cálculo não pode ser gravado: precisa ser refeito a cada abertura de tela.
Isso tem uma implicação boa: o dado necessário quase sempre já está lá. Você raramente precisa de campo novo ou customização no ERP para saber quais propostas venceram. Precisa de alguém que leia o que já existe e faça o cruzamento todo dia — e é justamente esse "todo dia" que ninguém faz, porque é chato e não tem dono.
Erros comuns com proposta vencida
- Tratar a lista de propostas em aberto como se fosse a lista de coisas vivas. Metade dela pode estar vencida há semanas. "Em aberto" quer dizer "sem desfecho", não "em andamento".
- Só olhar quando o mês fecha mal. Aí a validade já passou em todas e o que era follow-up virou arqueologia.
- Reemitir a proposta em vez de entender por que ela morreu. O documento novo faz o número parecer vivo e apaga o rastro: a mesma proposta vence três vezes com três números diferentes, e a estatística nunca registra nada.
- Ordenar por valor e ignorar a validade. A proposta de R$ 80 mil que vence em quarenta dias pode esperar. A de R$ 9 mil que vence amanhã, não. Prazo é o que expira; valor, não.
- Cobrar o vendedor pelo número de propostas emitidas. Ele emite mais e acompanha menos. O que falta não é orçamento: é desfecho.
Como isso se aplica no zCRM
É a cena do início: o ERP guarda a proposta e a validade, mas ninguém é dono do cruzamento entre as duas — e o orçamento morre sem nunca ter sido decidido.
Os dados que o zCRM usa hoje. A leitura vem da view v_crm_quotes: status canônico do documento (em aberto, convertido, convertido em parte, perdido, revisado), o status original do ERP como veio, o motivo de perda, o código do vendedor e a data de validade. "Vencida" não vem dessa view — e não viria de nenhuma: o zCRM deriva, cruzando em aberto com validade anterior a hoje, e recalcula a cada consulta. Na conta, a tela de propostas devolve as que estão em aberto já com o resumo — quanto está em aberto, quanto já venceu e qual é a próxima validade a expirar.
As duas situações recebem tratamento diferente, de propósito. Na fila de prioridades, a proposta vencida entra com urgência-base 85 e o texto "Proposta vencida sem desfecho". A proposta em aberto ainda dentro do prazo entra com 55 e conta a idade — "Proposta 1893 há 37 dias aguardando desfecho". São pesos distintos porque são problemas distintos: uma pede reparo, a outra pede acompanhamento.
E o que ainda vai vencer aparece antes de virar problema: na Agenda, pela data de validade, com o produto principal e o "(+N)" dos demais itens, para o vendedor saber do que se trata sem abrir o documento. Essa fonte liga e desliga por usuário — quem não trabalha com orçamento não precisa vê-la —, respeita o mesmo recorte de empresa e vendedor do resto do sistema, e é isolada: se a view de propostas falhar, aquela fonte some da agenda e o resto continua de pé.
O que muda na cabeça de quem liga. O vendedor deixa de perguntar "tem alguma proposta pendente?" e passa a ver duas perguntas separadas: o que vence esta semana e eu ainda posso salvar com um telefonema? e o que já venceu e precisa de desfecho — retomo, reviso ou marco como perdida com motivo?. A segunda pergunta é a que devolve o abandono para dentro da estatística.
O limite, explícito. O zCRM lê a validade; ele não prorroga, não revisa e não reemite proposta. Não há escrita no ERP — quem mexe no documento é o ERP, pelo caminho de sempre. E, mais importante: o sistema não avisa sozinho. Não existe lembrete que cutuca, alerta de follow-up vencido nem disparo de WhatsApp ou e-mail quando a validade se aproxima. A proposta que vence aparece numa fila e numa agenda que alguém precisa abrir. Isso é informar, não é cobrar — e a diferença é honesta: o zCRM garante que a informação esteja pronta e ordenada quando o vendedor sentar; garantir que ele sente é gestão, não software.
Próxima leitura
- Follow-up comercial: por que a venda se perde depois da proposta.
- Win/loss: como aprender com propostas ganhas e perdidas.
- Prioridades do dia: como transformar dados do ERP em rotina comercial.